02 Apr Therapiepraxis richtig digitalisieren
Die eigene Therapiepraxis richtig digitalisieren: Nachdem Marianne und Georg die ndbh-Mitarbeiterin mit der Digitalisierung ihrer Praxis beauftragt haben, geht es heute für die Beraterin darum, sich einen Überblick über die Prozesse in der Praxis zu verschaffen, um anschließend feststellen zu können, in welchen Bereichen Verbesserungspotenzial und Optimierungsbedarf besteht.
Die Therapiepraxis richtig digitalisieren in drei Schritten
Frau Sloane erklärt den beiden Physiotherapeuten zunächst, dass die Digitalisierung der Praxis drei große Schritte umfasst. An erster Stelle geht es darum, den digitalen Reifegrad der Praxis zu bestimmen. Anschließend werden digitale Handlungsfelder identifiziert. Zuletzt erfolgt die digitale Transformation, im Rahmen welcher die vorher gesammelten Erkenntnisse angewendet werden.
Erster Schritt: Die Bestimmung des digitalen Reifegrades der Praxis
Die Beraterin geht zunächst auf den ersten Schritt ein, um die Therapiepraxis richtig zu digitalisieren. Sie erklärt Marianne und Georg was unter dem digitalen Reifegrad zu verstehen ist. Der digitale Reifegrad der Praxis ist eine Messgröße, die ausdrückt, wie gut die Praxis bereits digitalisiert ist und in welchen Bereichen noch Verbesserungspotenzial besteht. Sie stellt also eine Orientierungsgröße dar, um zu entscheiden, ob und welche Prozesse noch einmal betrachtet werden sollten und gegebenenfalls digitaler und automatisierter erfolgen können. Bevor sie ermittelt werden kann, ist es ratsam zunächst alle vorhandenen Prozesse der Praxis aufzulisten. Dazu zählen zum Beispiel Terminvereinbarungen, Erstaufnahme der Patientendaten und die Dokumentation des Therapieverlaufs, aber auch der Dienstplan und die Lohnbuchhaltung. Das ist also die erste Aufgabe für die Beraterin und die zwei Praxisleiter.
Nachdem die drei alle Prozesse aufgelistet haben, müssen sie diese in drei unterschiedliche Kategorien unterteilen. In die erste Kategorie zählen analoge Prozesse, bei welchen die Daten manuell erhoben und manuell verarbeitet werden. Der zweiten Kategorie werden Prozesse zugeordnet, die nur teilweise digitalisiert wurden. Hierbei werden die Daten beispielsweise digital erhoben, aber noch manuell verarbeitet und übermittelt. In die letzte Kategorie zählen alle Prozesse, die bereits komplett digital und im besten Fall auch automatisiert ablaufen. Bei dieser letzten Kategorie werden also Daten nur digital erhoben und so gut es geht digital verarbeitet.
Die Prozesse erhalten unterschiedliche Punkte – je nach zugeordneter Kategorie. Danach wird die Gesamtpunktzahl durch die Anzahl der betrachteten Prozesse geteilt. Frau Sloane teilt noch mit, wie wichtig es ist, die Prozessliste so vollständig wie möglich zu halten. Denn je mehr Prozesse betrachtet werden, desto genauer fällt das Gesamtergebnis aus. Zu dritt machen sie sich also daran, alle Prozesse der eigenen Praxis aufzulisten und Punkte zu vergeben.
Die Durchschnittspunktzahl verrät den Reifegrad der Praxis. Marianne und Georg geben sich viel Mühe während dieser Aufgabe, denn sie möchten natürlich ein genaues Ergebnis erhalten und alle Prozesse aufdecken, die verbessert werden können. Frau Sloane hört sehr aufmerksam zu und stellt sicher, dass keine Abläufe vergessen werden. Beim Auflisten fällt den beiden Physiotherapeuten auf, dass in ihrer Praxis doch sehr viel noch analog abläuft. Zum Beispiel arbeiten die beiden noch mit Patientenakten und einen analogen Terminkalender benutzen sie auch noch. Sie haben die Befürchtung, dass sie kein hohes Ergebnis für den digitalen Reifegrad erhalten werden. An dieser Stelle beruhigt Frau Sloane die beiden nochmals. Auch sie hat schon vermutet, dass die Praxis nahezu vollständig analog funktioniert, aber die Beraterin ist da, die beiden dabei zu unterstützen, ihre Prozesse zu digitalisieren. Ein niedriges Ergebnis sollte die Physiotherapeuten ebenfalls nicht entmutigen, denn gerade in diesen Fällen sieht man die Verbesserungen, die durch die Digitalisierung möglich gemacht werden, am besten. Die Beraterin lobt die beiden Praxisleiter erneut dafür, dass sie sich rechtzeitig mit dem Thema beschäftigt und sie um ihre Unterstützung gebeten haben. Nur so können sie Ihre Praxis richtig digitalisieren.
Was sagt der digitale Reifegrad über meine Praxis aus?
Als sie alle Prozesse betrachtet haben, geht es im letzten Schritt darum, das Ergebnis – also den Reifegrad der Praxis – final einzuordnen:
- Dringender Handlungsbedarf: Die Gefahr, die hierbei für die Praxis besteht, ist durch den Wettbewerb oder auch das immer fortschreitende Gesundheitssystem abgehängt zu werden. Aus diesem Grund empfiehlt die Beraterin, sicherzustellen, in Zukunft geschäftsfähig zu bleiben.
- Optimierung möglich: Hierbei tritt die Gefahr auf, nicht alle Mehrwerte der Digitalisierung zu nutzen. Der Aufwand, der in die ergänzenden analogen Prozesse gesteckt wird, ist noch immer so hoch, dass die Vorteile der digitalen Prozesse nicht ausgiebig genutzt werden können. Frau Sloane rät deswegen an bedürftigen Stellen aufzurüsten, um aktuell zu bleiben und von der Digitalisierung zu profitieren.
- Gut aufgestellt: Die Praxen haben hier den Vorteil, dass die Digitalisierung den Arbeitsalltag erleichtert, sodass sich die Mitarbeiter intensiver um die Patienten kümmern können. Der digitale Fortschritt sollte bei der Patienten- und Mitarbeiterbewerbung verwendet werden und stellt zumindest auf dem aktuellen Markt noch eine Besonderheit dar, mit der die Praxis beworben werden kann.
Wie vorher schon vermutet, besteht für Mariannes und Georgs Praxis dringender Handlungsbedarf. In der Tat laufen sehr viele Prozesse in ihrer Praxis noch analog ab. Die beiden fragen sich nun, welche Prozesse denn eigentlich digital gestaltet werden könnten.
Welche Prozesse meiner Praxis können digital gestaltet werden?
Um diese Frage zu beantworten, möchte die Beraterin Beispiele für Prozesse nennen, die in Mariannes und Georgs Praxis in Zukunft digital ablaufen könnten. Beim letzten persönlichen Gespräch hat sie den beiden die Telematikinfrastruktur und die elektronische Gesundheitskarte vorgestellt – die grundsätzlich dafür sorgen, dass die Digitalisierung des Gesundheitssystems voranschreitet. In der eigenen Praxis ist es auch möglich, Verträge oder Abrechnungen digital zu verwalten, aber auch Verwaltungsabläufe und die Patientenkommunikation. Zudem können Marianne und Georg entscheiden, ob sie die Digitalisierungssoftware auf allen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones verwenden möchten.
Zweiter Schritt: Welche Prozesse sollte ich digitaler aufstellen?
Nachdem der digitale Reifegrad der Praxis bestimmt wurde, geht es darum, die digitalen Handlungsfelder zu bestimmen, um die Praxis richtig zu digitalisieren. Die Beraterin erklärt, dass hierbei die oben erstellte Prozessliste zur Reifegradbestimmung als Orientierung dienen kann. Allerdings wissen Marianne und Georg nicht genau, welche Prozesse sie noch verbessern müssen. Woran können diese erkannt werden? Frau Sloane erklärt, dass die Prozesse, bei denen die beiden eine geringe Punktzahl erhalten haben – wie zum Beispiel die Terminplanung, die vollständig analog abläuft – genau die Prozesse sind, die zu einem großen Teil digitalisiert werden können. Bisher verwendeten die beiden analoge Kalender und Kundenkarten, auf welchen das Datum und die Uhrzeit des vereinbarten Termins vermerkt waren. Dieser Prozess ist ineffizient und nicht unbedingt fehlerfrei, wie die beiden Physiotherapeuten vor einigen Wochen gemerkt haben. Bei vielen anderen Prozessen haben die beiden aber leider auch eine geringe Punktzahl erhalten. An der Summe erkennen sie nun den dringenden Handlungsbedarf deutlich.
Umsetzungshemmnisse bei der Digitalisierung der Praxis
Bevor Frau Sloane den letzten Schritt der Digitalisierung in Mariannes und Georgs Praxis einleiten kann, möchte sie die beiden noch auf die Umsetzungshemmnisse aufmerksam machen, die eventuell auf sie zukommen werden, wenn sie die Praxis richtig digitalisieren möchten. Aus der Sicht der Mitarbeiter tauchen gleich mehrere Probleme auf. Es ist möglich, dass diese die Prozessänderung nicht verstehen und nicht wissen, wie sie mit dieser umgehen sollen. Außerdem kann es auch sein, dass sie mit der neuen Software nicht umgehen können und sich teilweise auch nicht trauen, weil sie Angst davor haben, Fehler zu machen. Selbstverständlich wird die Beraterin die Mitarbeiter aufklären und ihnen professionell zur Seite stehen, aber sie möchte auch Marianne und Georg sehr ans Herz legen, sich täglich mit ihren Mitarbeitern auszutauschen und sie dazu ermutigen, sich das nötige Wissen anzueignen.
Aber nicht nur die Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, sondern auch die Praxis insgesamt. Es passiert nicht selten, dass die Umstellung auf die moderne Arbeitsweise kompliziert und umständlich erscheint und die Praxis deshalb wieder in die alten traditionellen Muster verfällt. Eine solche Verhaltensweise sollte in Zukunft direkt erkannt und unterbunden werden. Nur so kann der digitale Fortschritt der Praxis gewährleistet sein.
Dritter Schritt: Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie
Abschließend geht es darum, die gesammelten Informationen dafür zu verwenden, die richtige Vorgehensweise für die Praxis auszuwählen. Es ist wichtig, dass Marianne und Georg als Führungskräfte ihren Mitarbeitern ein gutes Vorbild sind und im Alltag zeigen, wie die Digitalisierung funktionieren kann. Hierbei kommt es vor allem darauf an, auch bei Rückschritten oder Herausforderungen positiv zu bleiben. Im besten Fall setzen die beiden sich kurzfristige Ziele, die transparent in den Teammeetings besprochen werden und deren Erfolge gemeinsam im Team gefeiert werden.
Die Beraterin rät den beiden Praxisleitern, keine Angst vor Veränderungen zu haben. Richtig digitalisieren ist nicht unbedingt einfach. Da Marianne und Georg die Vorteile der Digitalisierung verstanden haben und auch durch äußere Gegebenheiten (durch z.B. Gesetze und Stand der Technik) zu einer Veränderung ihrer Praxis gezwungen werden, werden sie das Thema nun tatkräftig anpacken.
Mehr zu den gesetzlichen Veränderungen und Themen der Zukunft für die Physiopraxis können Sie in unserem zweiten Teil der Digitalisierungsreihe nachlesen.
Weitere Herausforderungen von Marianne und ihrer Physiopraxis (z.B. zum Thema Datenschutz oder Nachfolgevermittlung) lesen Sie hier.
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